Seguimiento de KPIs con línea base, meta y mediciones en el tiempo

Qué tiene que tener un buen KPI

• Un nombre claro y una sola forma de calcularlo, para que la medición de este mes se pueda comparar con la del mes pasado.
• Una línea base: el valor desde el que partís. Sin ella no hay forma de saber si mejoraste.
• Una meta: el valor al que querés llegar, con su plazo.
• Una frecuencia de medición (semanal o mensual) y un responsable de cargarla.
• Umbrales que digan cuándo el valor está bien, en alerta o fuera de rango.

Cómo se siguen los KPIs en FocusFlow OS

1. Cargás cada indicador en el módulo KPIs del Espacio, con su línea base y su meta.
2. Registrás las mediciones a medida que las tenés. FocusFlow OS calcula la brecha contra la meta y muestra la tendencia.
3. El semáforo y los umbrales te avisan qué indicadores se están desviando, sin tener que revisar planilla por planilla.
4. Cuando un KPI se desvía, creás la actividad para corregirlo, con responsable y fecha, y queda vinculada al trabajo del equipo.
5. En la revisión mensual de indicadores mirás el tablero completo y la evolución histórica.

KPI u OKR: cuándo usar cada uno

Un KPI monitorea la operación de forma continua: el SLA de resolución, las entregas en plazo o el tiempo de respuesta. Un OKR define una mejora concreta para un período: llevar ese SLA de 85 % a 95 % este trimestre. Muchas veces un KR de un OKR usa el mismo indicador que un KPI; la diferencia es que el OKR tiene un plazo y una ambición de cambio.

En FocusFlow OS conviven los dos: los KPIs siguen el día a día y los OKR ordenan las mejoras que el equipo se propone.

Ejemplos de KPIs por área

• Soporte y servicio: cumplimiento de SLA, tiempo medio de resolución, satisfacción post-atención.
• Operaciones: entregas en plazo, reprocesos, cumplimiento del plan semanal.
• Proyectos y PMO: hitos cumplidos en fecha, desvío de plazo, actividades vencidas.
• Equipo: cumplimiento de compromisos semanales, pendientes vencidos hace más de 7 días.

Errores frecuentes al medir KPIs

• Medir demasiados indicadores. Si el equipo sigue treinta KPIs, ninguno recibe atención; conviene empezar por cinco o seis.
• Cambiar la fórmula a mitad de camino. Si el cálculo cambia, las mediciones anteriores dejan de ser comparables.
• Fijar la meta sin mirar la línea base. Una meta que duplica el valor actual en un mes desmotiva más de lo que ordena.
• Cargar las mediciones de golpe al final del período. El valor del seguimiento está en ver la desviación a tiempo.
• No definir qué se hace cuando un KPI se desvía. Sin una actividad de corrección con responsable, el semáforo en rojo es solo un color.

Cómo elegir la meta de un KPI

Partí de la línea base y de lo que el equipo puede cambiar en el período. Una buena meta es exigente pero alcanzable: si se cumple siempre sin esfuerzo, es baja; si nunca se cumple, deja de orientar. Cuando la meta forma parte de una mejora con plazo, conviene convertirla en un KR de un objetivo y seguir los dos juntos.

Revisá las metas al cierre de cada período con la evolución histórica a la vista: muestra si el indicador mejora de forma sostenida o si un buen mes fue una excepción.

Un tablero que se entiende de un vistazo

El Dashboard del Espacio reúne el avance de objetivos y KRs, los vencimientos y la planificación. Cada persona del equipo ve los mismos números con el rol que le corresponde, y quienes solo consultan el tablero no se facturan.

Cómo empezar

Creá tu cuenta gratis y elegí la plantilla «Medir resultados»: trae 5 KPIs de ejemplo con umbrales y alertas, y una revisión mensual de indicadores. Reemplazás los ejemplos por tus indicadores y cargás la primera medición.

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